Wil je rust en tijd? Wordt apenmanager!

In mijn adviespraktijk kom ik regelmatig tegen dat mensen die voor het eerst gaan leidinggeven vooral problemen willen oplossen. Daar ben je als leidinggevende toch voor? Bovendien kun je zo bewijzen dat je echt iets betekent voor je medewerkers. Maar na verloop van tijd blijkt dat de manager veel uren maakt terwijl de resultaten van de afdeling of het bedrijf tegenvallen. Hij is vooral bezig met brandjes blussen en komt niet meer toe aan lange termijn werkzaamheden. Harder werken helpt niet, terwijl dat voorheen wel altijd de oplossing was. Wat dan?

Nou: wordt apenmanager!

In het interessante boekje 'De one minute manager en de apenrots' beschrijft Ken Blanchard de volgende situatie:

Als manager loop ik door de gang en kom een van mijn mensen tegen, die zegt:'Kan ik je even spreken, we hebben een probleem'. Ik moet attent zijn op problemen van mijn medewerkers dus luister ik. Ik ga er helemaal in op en omdat het oplossen van problemen een kolfje naar mijn hand is, vliegt de tijd. Door het gesprek ben ik te laat voor de afspraak waar ik aanvankelijk naar op weg was. Ik weet net genoeg van het probleem om te weten dat ik me er mee bezig moet houden, maar net niet genoeg om een beslissing te nemen, dus zeg ik: 'Dit is een belangrijke kwestie, maar ik heb nu geen tijd om er verder over te praten. Ik zal erover nadenken en kom er op terug'. Zo gaan we uit elkaar. Vervolgens ligt het op mijn stapel en kan de medewerker volstaan met af en toe eens informeren hoe het er mee staat.

Herkenbaar?

Bekijk het probleem dat ze bespraken nu eens als ware het een aap. Voordat de manager en de medewerker elkaar ontmoetten, zat de aap op de rug van de medewerker. Terwijl ze stonden te praten had de zaak de aandacht van beide, dus de aap had op elke rug een poot. Maar toen de manager zei dat hij erover zou nadenken en er op terug zou komen, verplaatste de aap zich van medewerker naar manager. Daarmee nam de manager de verantwoordelijkheid voor het probleem en beloofde hij ook nog een voortgangsrapportage. De medewerker ging een kilo lichter verder.

Geef terug die aap! Als het tot de taak van de medewerker hoort en hij kan zelf oplossingen bedenken, laat de aap dan op zijn rug! Dat doe je door niet uit elkaar te gaan voordat:
* De volgende stap beschreven is (en laat de medewerker hier altijd voorstellen voor doen!)
* De volgende stap toegewezen is aan iemand (en leg de verantwoordelijkheid liefst zo laag mogelijk in de organisatie)
* Een afspraak is gemaakt over de vrijheid van handelen: moet de medewerker eerst een voorstel maken en dat bespreken voordat hij handelt, of heeft hij de vrijheid om te handelen en achteraf te informeren?
* Een controle-afspraak is gemaakt.

Op deze manier zorg je ervoor dat jij niet de apenrots van het bedrijf wordt. Want dan weten ze je te vinden! Voor je het weet ben je niet meer de jonge manager die nog ervaring moet opdoen maar de altijd gestresste oudere manager die blijft worstelen met zijn/haar tijd, ruzie heeft met zijn thuisfront en tegen een burn-out aanzit. Dus: zie die aap die op je rug wilt springen en laat hem bij de ander.